Virtuální sídlo pro cizince: založení s.r.o. nerezidentem v ČR

Tento článek řeší sídlo, poštu a komunikaci s bankou a úřady. Neřeší pobytové ani vízové podmínky — to je samostatné imigrační téma, které ověřte u Ministerstva vnitra ČR nebo u imigračního právníka.

Může cizinec mít virtuální sídlo v ČR? Přímá odpověď

Ano. Právo zapsat sídlo firmy na virtuální adresu není nijak vázané na státní občanství ani na trvalý pobyt jednatele nebo společníka. České s.r.o. může založit občan EU i osoba ze třetí země a jeho sídlo je vždy adresa v České republice zapsaná v obchodním rejstříku.

Z pohledu sídla platí pro nerezidenta stejná pravidla jako pro Čecha:

• adresa sídla musí být v ČR a musí k ní existovat právní důvod užívání;
• dokladem právního důvodu bývá prohlášení vlastníka nemovitosti s umístěním sídla s úředně ověřeným podpisem, které při podání návrhu nesmí být starší tří měsíců; zákon připouští i jiné doložitelné tituly;
• adresa se zapíše do obchodního rejstříku (u s.r.o.) nebo živnostenského rejstříku (u OSVČ).

Právě souhlas vlastníka je bod, kde má nerezident bez vlastní nemovitosti v Česku nejméně manévrovacího prostoru — sám si právní důvod k adrese nevytvoří. Virtuální sídlo tuto překážku řeší, protože souhlas vlastníka je u většiny poskytovatelů součástí služby. Podrobně postup rozebíráme v článku Jak si zřídit virtuální sídlo krok za krokem a Souhlas s umístěním sídla.

Co nerezident u sídla řeší navíc

Zakladatel bez adresy a bez každodenní přítomnosti v ČR má oproti místnímu podnikateli tři specifické starosti. Všechny tři jde vyřešit správnou volbou poskytovatele.

1. Přebírání pošty i datových zpráv. Úřady využívají zpravidla datovou schránku, ale některé písemnosti mohou doručit i jinak. Soukromí odesílatelé mohou poslat listovní zásilku na sídlo. U obou kanálů může podle režimu doručování nastat fikce doručení, i když si zprávu fakticky nepřečtete. Nastavte proto přístupy do datové schránky a způsob, jak vás poskytovatel upozorní na fyzickou zásilku.

2. Fyzická vzdálenost. Pokud jste v zahraničí, osobní vyzvednutí papírové zásilky je nepraktické. Zvažte skenování nebo přeposílání a ve smlouvě ověřte, které druhy zásilek poskytovatel smí převzít.

3. Doložitelná kontaktnost. Připravte smlouvu o sídle a kontaktní kanály pro případ, že je bude požadovat banka nebo správce daně. Konkrétní postup správce daně a banky závisí na případu.

Poštovní služby jako klíč pro nerezidenta

Pro zakladatele mimo ČR je rozsah práce s poštou důležitější než samotná cena za adresu. Jako referenci uvádíme konkrétní ceník jednoho z poskytovatelů, FIRMIN:

Nejnižší veřejná cena samotného sídla u FIRMIN je 340 Kč měsíčně bez DPH (Praha 5) při závazku na 36 měsíců. Pro nerezidenta má ale největší hodnotu právě kombinace notifikace + skenování: o každé zásilce se dozvíte e-mailem a její obsah vidíte skenovaný, ať jste kdekoli na světě. Ceny jsou bez DPH 21 %. Pro širší srovnání poštovních služeb napříč poskytovateli slouží článek Pošta u virtuálního sídla.

EU občan vs. cizinec ze třetí země

Z hlediska sídla a zápisu firmy není mezi občanem EU a osobou ze třetí země rozdíl — obojí zapíše českou adresu stejně. Rozdíly, které nerezidenti často zaměňují se sídlem, leží jinde a se samotnou adresou nesouvisejí:

• Pobytové oprávnění — zda a jaké povolení k pobytu potřebujete pro podnikání či práci v ČR, je imigrační otázka mimo rozsah tohoto článku.
• Ověření totožnosti u notáře a banky — cizinec obvykle dokládá pas a podle situace další doklady; může být potřeba tlumočník nebo úředně ověřený překlad.
• Daňové rezidentství — posuzuje se podle daňových předpisů a případných smluv o zamezení dvojího zdanění; samotná zapsaná adresa nerozhoduje o všech daňových povinnostech. Konkrétní situaci ověřte u daňového poradce.

Pro adresu samotnou tedy platí jednoduché pravidlo: občanství nehraje roli, roli hraje jen to, že sídlo je v ČR a máte k němu právní důvod.

Jazyk komunikace a přebírání úřední pošty

Úřední komunikace se zpravidla vede v češtině a může probíhat přes datovou schránku i jiným zákonným způsobem. Zakladatel v zahraničí by měl počítat s tím, že:

• datovou schránku zřizuje stát firmě automaticky a zdarma a od 1. 1. 2023 je pro právnické osoby povinná — po založení firmy se stává hlavním kanálem pro úřady. Jak souvisí se sídlem, rozebírá Datová schránka a virtuální sídlo;
• papírovou poštu na adrese sídla přebírá poskytovatel; u nerezidenta dává smysl aktivovat skenování, aby obsah viděl bez cesty do ČR;
• pro jednání s úřady a soudy v češtině je praktické mít v ČR zmocněnce nebo účetní/daňovou kancelář — poskytovatel virtuálního sídla obvykle není vaším zástupcem pro řízení, jen přebírá zásilky.

Někteří poskytovatelé sídel nabízejí i asistenci se založením firmy. FIRMIN například vedle sídla nabízí založení s.r.o. a změny v obchodním rejstříku; konkrétní rozsah služby si ověřte před objednávkou.

Provázané problémy: bankovní účet a prověření adresy

Dva navazující kroky, na kterých nerezidenti nejčastěji narazí, jsou firemní bankovní účet a prověřování adresy protistranami.

Bankovní účet. Banka musí provést identifikaci a kontrolu klienta včetně zjišťování skutečného majitele. U zahraniční struktury může požadovat další podklady. Jak konkrétní banka naloží s virtuální adresou a doklady o přebírání pošty, nelze obecně předjímat. Detailně to řeší Virtuální sídlo a bankovní účet.

Prověření adresy. Adresa firmy je veřejně dohledatelná v rejstřících; zda a jak ji obchodní partner, banka nebo správce daně vyhodnotí, závisí na konkrétním případu. Jak si adresu prověřit sami, popisuje Jak prověřit adresu sídla přes ARES. Pro zakladatele, kterému jde i o soukromí, může být relevantní Ochrana soukromí a adresa jednatele.

Summary for non-residents (English)

A foreign founder can register a Czech company (s.r.o.) at a virtual office address under the same registered-office rules as a Czech founder. The office must be in the Czech Republic and the company must have a legal basis for using it. An owner's consent with a certified signature is one common way to show that basis. If you live abroad, arrange access to the company's data box and reliable handling of physical mail. Residence, visa, and tax-residency questions require separate assessment by the relevant authorities or an adviser.

Časté otázky

Může cizinec bez trvalého pobytu založit s.r.o. a mít v ČR sídlo?

Ano. Právo založit českou s.r.o. a zapsat její sídlo na českou adresu není vázané na trvalý pobyt ani na občanství. Podmínkou je adresa sídla v ČR a právní důvod jejího užívání, který u virtuálního sídla zajišťuje souhlas vlastníka s ověřeným podpisem od poskytovatele.

Potřebuje nerezident pro virtuální sídlo něco navíc oproti Čechovi?

Z hlediska zápisu sídla ne — pravidla jsou stejná. Prakticky by měl nerezident řešit navíc spolehlivé přebírání úřední pošty (ideálně se skenováním nebo přeposíláním), protože zásilky nemůže vyzvedávat osobně, a doložitelnou kontaktnost adresy pro banku a finanční úřad.

Jak nerezident dostane poštu ze sídla, když je v zahraničí?

Poskytovatel virtuálního sídla poštu na adrese přebírá a upozorní na ni e-mailem. Obsah zásilky získáte skenováním (u FIRMIN 200 Kč měsíčně) nebo si necháte poštu přeposílat (u FIRMIN od 100 Kč měsíčně za měsíční přeposílání). Osobní vyzvednutí tak není nutné.

Je pro cizince ze třetí země zápis sídla těžší než pro občana EU?

U samotného sídla není mezi občanem EU a osobou ze třetí země rozdíl — adresu i zápis do rejstříku řeší oba stejně. Rozdíly se týkají pobytových oprávnění, ověřování dokladů a daňového rezidentství, což jsou samostatná témata mimo oblast sídla.

Pomůže virtuální sídlo se založením účtu v bance?

Poskytovatel může dodat smlouvu o sídle a doložit, jak přebírá poštu. Zda to banka bude požadovat nebo považovat za přínosné, závisí na jejím vlastním postupu. Doklady rozebírá článek Virtuální sídlo a bankovní účet.

Řeší tento článek i vízum nebo povolení k pobytu?

Ne. Zaměřuje se na sídlo, poštu a komunikaci s bankou a úřady. Pobytové a vízové podmínky jsou imigrační téma — ověřte je u Ministerstva vnitra ČR nebo u imigračního právníka.